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2007年11月 1日 (木)

大きなプレゼン準備における11個のTips

プロジェクタ

先日、「100名弱の規模のプレゼン会場を準備する」というお仕事をすることになりました。さすがにそのくらいの規模になると失敗できないので、結構念入りに準備。
というわけで、そのときに気付いた点などを含めてプレゼン準備におけるTipsをご紹介します。
もちろん自分がお客様先でプレゼンする場合にも役立つと思いますよ。
# プレゼンそのもののTipsではないので、念のため(^-^;)。

PCが持ち込みできる場合
プレゼン用のPCが持ち込みできるかどうかによって、準備が異なります。
当然持ち込み可のほうが実機で動作を確認してから持っていけるので、安心度が高いですね。
その場合は下記のようなことをやっておくと安心です。

■プレゼン実施専用のユーザーを作る
こちらのPCを持ち込んでプレゼンする場合、普段デスクトップにおいてあるアイコンや常駐ソフトなどが見えるとまずい場合がありますよね。なので、プレゼン専用のユーザーを作ってしまうのがいいです。
デスクトップは最低限のアイコンしかおかず、プレゼンのファイルをそのままデスクトップにおいておけば手間取る心配なし。
なお、壁紙も無地かシンプルなものに。
普段「人にはちょっと見せたくない」壁紙を使ってる場合でも安心です(^-^;)。

■解像度はあらかじめ1024x768で
最近のノートPCはワイド液晶のものが多く、1280x768 や 1280x800 なんてのもあると思います。
が、相手先のプロジェクタは普通XGAですよね。なので、PC側の解像度をあらかじめ相手側にあわせておけば、「横が寸詰まりに見える」なんて状態を避けられます。
念には念を入れるなら、これもやっておくと安心。

■マウス/アダプタを忘れずに
なくてもいい場合も多いですが、重要なプレゼンならあると安心。
また、電源が借りられるかどうかも一応先方に確認を。

■CD/USBメモリでもプレゼンデータを持参
万一PCが壊れてしまった場合に先方のPCを借りられる可能性があります。
ただしセキュリティの関係で持ち込めない場合もあるので注意。

PCが持ち込みできない場合
この場合、会場や先方にいくつかの情報を確認しておくといいです。

■データの持ち込み方法
USBメモリでいいのか、CDなのか、事前にメールなのか。
USBメモリは大容量で小さく便利ですが、セキュリティ上つながせてくれないところもあるはず。

■ソフトウェア(PowerPoint)のバージョン
バージョンが双方で違うと意図通りに見えないことがあります。
特にプレゼン作成者のバージョンのほうが新しい場合。
事前に相手側のバージョンを確認しておき、その形式で保存してあれば安心です。

共通事項
PCの持ち込み可、不可にかかわらず気にしておいたほうがいい項目です。

■会場の広さ
会場の広さは大事です。あまり広いと小さな字は見えませんし、声も通りません。
まぁそもそもプレゼンで小さい字はやめたほうがいいですよね。
28~36ptくらいのでかい文字、多くても1枚あたり数行でまとめたほうがいいと思いますよ。

■演台の位置、高さ
大きなプレゼンだとたいてい演台が用意されてますが、ステージのどのへんに置いてくれるのか、そこにPCを持って上がれるのかなどを確認できるといいです。
特に自分ではなくお偉いさんが話すような場合は、事前に高さをあわせておくなどすると安心。

■ネットワーク
プレゼン途中でWEB画面を見せたいときなども、できる限りスクリーンショットをとってローカルに持っておいたほうがいいです。が、どうしてもネットワークをつなぐ必要があるなら、通信カードを使うしかないです。
可能なら会場の人に「電波が入らないキャリアがあるか」を聞いておきましょう。
WILLCOMのAir-EDGEならまぁ安心感は高いですが、ビルの内部に入ると辛いことも多いですし。

■ライティング
手元が真っ暗だったりすると原稿が読めなくてあせったりするので、事前に会場写真などでチェックできるといいです。
まぁ最近のプロジェクタは高輝度なものが増えたので、真っ暗な会場で青バックのプレゼン(実は見づらいんですよね~)は少なくなりましたが。

■下見は大事
最後になりましたが、可能ならできる限り会場を下見しましょう。
実際に機器を動作させてちゃんと動作することを確認できれば、当日はかなり安心して臨めます。
また、これまで挙げてきた項目のほかに実際の音響状態なども確認できますので、しゃべり始めたらいきなりハウリングしたなどのハプニングを避けることもできますね。

まとめ
ここに挙げた項目を全部確認する必要はないかもしれません。
が、いざというときにはこのくらい事前準備をしておけば前日安心して寝られますね。
…自分の体調、これが一番大事な準備項目かも。

関連サイト
プレゼンハック ~プレゼン改善のための10個の小技~ (IDEA*IDEA)
こっちはプレゼンそのものの各種Tipsです。
非常に参考になりますよ。

イケてるツールとアプリでプレゼンをキメる (ITmedia Biz.ID)
こちらは主にツール側からのアプローチ。
見慣れたPowerPointだけのプレゼンにちょっと目新しさが加わりそう。

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